Az új médiaművészetet gyűjtő intézmények – a megfelelő eszköz hiányában – rákényszerültek arra, hogy újfajta, mindent átfogó dokumentációs modellt határozzanak meg, és egy olyan szoftvert hozzanak létre, amely lehetővé teszi a komplex, idő-alapú média alkotások leírását. Okos fejlesztéssel egy gyűjteménykezelő rendszer képes lehet arra, hogy megjelenítse egy médiaművészeti alkotás életciklusát és új szövegkörnyezetbe helyezze a leírásokat, továbbá hogy megalapozza a katalogizálás feltételeit – figyelembe véve a tárgy egyéni jellemzőit. Ezen kívül elvárás a rendszerrel szemben, hogy hasznos konzerválási dokumentációt generáljon a hitelesség és az alkotások integritásának megőrzése érdekében. Az előadás a filmarchívum és az új média példáján keresztül mutatja be egy ilyen program működését és az ezen alapuló munkafolyamatot.